Een bedrijfsprofiel online verifiëren: Een stappenplan

Begin met de vraag die u probeert te beantwoorden

Het online verifiëren van een bedrijf betekent dat u drie afzonderlijke vragen beantwoordt: Is het een echte, wettelijk geregistreerde onderneming? Is het wie het zegt te zijn en beschikt het over de vermeende vergunningen? Kan ik het vertrouwen met mijn geld of data? De eerste twee kunnen meestal gratis worden beantwoord, in ongeveer een half uur. De derde kost meer tijd en komt aan bod in onze gids over achtergrondcontroles vóór B2B-partnerships. Deze gids is bedoeld voor de snelle openbare controle die u kunt uitvoeren vóór een eerste bestelling, een sollicitatie of een kleine investering.

Stap 1: Controleer of het bestaat in een officieel register

Doorzoek het officiële bedrijfsregister van het land waar het bedrijf zegt gevestigd te zijn. Voorbeelden hiervan zijn Companies House in het Verenigd Koninkrijk, de bedrijfsdatabase van de Secretary of State in elke Amerikaanse staat, en nationale registers in heel Europa. Controleer of de naam exact overeenkomt, noteer het registratienummer en let op de status (actief, ontbonden of in liquidatie), het geregistreerde adres en de oprichtingsdatum.

Wees op uw hoede als een bedrijf beweert al lang te bestaan, maar pas een paar maanden geleden is geregistreerd, of als de naam nagenoeg identiek is aan die van een bekende onderneming. Oplichters kopiëren vaak de namen van echte bedrijven met een kleine wijziging.

Stap 2: Controleer gereguleerde bedrijven in het register van de toezichthouder

Als het bedrijf financiële diensten aanbiedt, heeft het meestal een vergunning nodig. Raadpleeg de eigen database van de toezichthouder, nooit een link vanaf de website van het bedrijf. Voorbeelden hiervan zijn het register van de Britse Financial Conduct Authority (FCA), FINRA BrokerCheck en de Investment Adviser Public Disclosure-site van de SEC in de VS, en de equivalente registers in andere landen. Bekijk waar de onderneming toe bevoegd is en of de contactgegevens in het register overeenkomen met wat u heeft gekregen. Bedrijven die zijn "geautoriseerd" voor de ene activiteit suggereren soms ten onrechte goedkeuring voor andere.

Stap 3: Zoek naar belasting- en identificatieregisters

• Btw-nummer. In de Europese Unie controleert de VIES-dienst van de Commissie of een btw-nummer geldig en geregistreerd is.
• Legal Entity Identifier (LEI). Grotere bedrijven, met name in de financiële sector, hebben een identificatiecode van 20 tekens die gratis kan worden opgezocht in de database van de Global LEI Foundation. Hierin worden de geregistreerde wettelijke naam, het adres en de moedermaatschappij getoond.
• D-U-N-S-nummer. Een bedrijfsidentificatiecode uitgegeven door Dun & Bradstreet, handig voor zakelijke kredietchecks, al bewijst een nummer op zich niet dat het bedrijf er financieel gezond voor staat.

Stap 4: Onderzoek de website en het domein

• Controleer hoe lang het domein al bestaat met behulp van een WHOIS- of domeinleeftijdstool. Een bedrijf dat beweert al tientallen jaren te bestaan op een domein dat vorige maand is geregistreerd, roept vragen op.
• Het hangslotje in uw browser duidt op een versleutelde verbinding, niet op de betrouwbaarheid van het bedrijf. Criminelen gebruiken dit immers ook.
• Zoek naar een echt adres, telefoonnummer en namen van personen. Voer het adres in op een kaart en controleer of het een bedrijfslocatie betreft en geen leegstaand terrein of wooneconomisch pand.
• Controleer of het e-maildomein overeenkomt met de website. Een bedrijf dat een gratis webmailadres gebruikt voor zakelijke doeleinden is een waarschuwingssignaal.
• Let op gekopieerde tekst. Plak een paar opvallende zinnen in een zoekmachine om te zien of ze op andere sites opduiken.

Stap 5: Controleer de personen achter het bedrijf

Zoek de bedrijfsnaam op op LinkedIn en ga na of er echte werknemers zijn met een logisch opgebouwde werkgeschiedenis. Controleer de vermelde bestuurders in het officiële register en vergelijk deze met de website. Een omgekeerde afbeeldingszoekopdracht (reverse image search) van personeelsfoto's kan stockfotografie aan het licht brengen of foto's die van andere websites zijn gestolen.

Stap 6: Lees reviews en nieuws kritisch door

Zoek op de bedrijfsnaam in combinatie met woorden als "oplichting", "klacht", "fraude" en "rechtszaak". Reviewplatformen kunnen nuttig zijn, maar worden ook gemanipuleerd; let daarom op patronen. Tientallen nagenoeg identieke vijfsterrenreviews die binnen korte tijd zijn geplaatst, of beoordelingen die nooit details vermelden, zijn verdacht. Specifieke, gedetailleerde klachten die overeenkomen across meerdere onafhankelijke bronnen wegen zwaarder.

Stap 7: Controleer sanctielijsten en watchlists

Voor elk bedrijf dat over de grens handelt, is het raadzaam om de onderneming en haar eigenaren te toetsen aan officiële lijsten, zoals de Specially Designated Nationals-lijst van OFAC, de geconsolideerde EU-sanctielijst en de sanctielijst van het VK. Dit is kosteloos en kost slechts enkele minuten.

Een snelle checklist

Waarschuwingssignalen van oplichting

• Druk om snel te handelen, of een deal die te mooi is om waar te zijn.
• Verzoeken om vooruitbetaling, via cadeaukaarten of uitsluitend in cryptocurrency.
• Terughoudendheid om te spreken via een vast te verifiëren telefoonnummer of om af te spreken via een video-call.
• Een bedrijf dat als eerste contact met u heeft gezocht en gegarandeerd rendement belooft.
• Documenten met inconsistente namen, adressen of data.

Als iets niet in de haak is, neem dan contact op met het bedrijf via de contactgegevens die u zelf in een officieel register heeft gevonden, en niet via de gegevens die zij u hebben verstrekt.

Wanneer een snelle controle niet volstaat

Voor omvangrijke contracten of partners in landen met een hoger risico moet een snelle publieke controle het startpunt van de due diligence zijn, en niet het eindpunt. Overweeg commerciële kredietrapporten, eigendomsonderzoeken en juridisch advies. Als u een potentiële werkgever onderzoekt, voegt onze gids over het doorgronden van bedrijfscultuur de menselijke kant toe.

Veelgestelde vragen

Is een bedrijf geregistreerd als het een website heeft?

Niet per se. Iedereen kan een website bouwen. Registratie blijkt uitsluitend uit een officieel register.

Kan ik een bedrijf verifiëren zonder ervoor te betalen?

Meestal wel. Officiële registers, registers van toezichthouders, sanctielijsten en de LEI-database zijn gratis. Betaalde diensten voegen doorgaans kredietscores en diepgaandere onderzoeken toe.

Wat betekent het als een bedrijf "ontbonden" is?

Het is verwijderd uit het register en bestaat wettelijk niet meer als bedrijf in dat land. Zaken doen met een dergelijke entiteit is een ernstig alarmsignaal, tenzij er sprake is geweest van een duidelijke herstructurering.

Hoe verifieer ik een bedrijf in een ander land?

Zoek het officiële register van dat desbetreffende land, vaak via het zakelijke portaal van de nationale overheid, en gebruik indien nodig een vertaler. Grensoverschrijdende registers verschillen van elkaar, dus vraag het bedrijf om het registratienummer en verifieer dit.

Bronnen en verdere leestip

• UK Companies House, doorzoek het register op gov.uk.
• UK Financial Conduct Authority, Financial Services Register op fca.org.uk.
• FINRA BrokerCheck op finra.org, en SEC's Investment Adviser Public Disclosure op sec.gov.
• Europese Commissie, VIES-btw-nummercontrole op ec.europa.eu.
• Global Legal Entity Identifier Foundation, LEI-zoekopdracht op gleif.org.
• Amerikaans ministerie van Financiën, OFAC-sanctielijsten op ofac.treasury.gov.

Registers en tools veranderen in de loop der tijd. Dit artikel biedt algemene informatie en vervangt geen professionele due diligence.