So verifizieren Sie ein Unternehmensprofil online: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Beginnen Sie mit der Frage, die Sie beantworten möchten

Die Online-Überprüfung eines Unternehmens bedeutet, drei verschiedene Fragen zu beantworten: Handelt es sich um ein echtes, rechtlich registriertes Unternehmen? Ist es das, für das es sich ausgibt, und verfügt es über die angegebenen Berechtigungen? Kann ich ihm mein Geld oder meine Daten anvertrauen? Die ersten beiden Fragen lassen sich in der Regel kostenlos in etwa einer halben Stunde klären. Die dritte nimmt mehr Zeit in Anspruch und wird in unserem Leitfaden zu Hintergrundprüfungen vor B2B-Partnerschaften behandelt. Dieser Leitfaden ist für den schnellen öffentlichen Check gedacht, den Sie vor einer ersten Bestellung, einer Bewerbung oder einem kleineren Investment durchführen können.

Schritt 1: Prüfen Sie die Existenz in einem offiziellen Register

Durchsuchen Sie das offizielle Unternehmensregister des Landes, in dem das Unternehmen seinen Sitz haben will. Beispiele hierfür sind Companies House im Vereinigten Königreich, die Wirtschaftsdatenbanken der jeweiligen US-Bundesstaaten („Secretary of State“) sowie nationale Register in ganz Europa. Überprüfen Sie, ob der Name exakt übereinstimmt, notieren Sie die Registernummer und achten Sie auf den Status (aktiv, aufgelöst oder in Liquidation), die eingetragene Adresse sowie das Gründungsdatum.

Seien Sie skeptisch, wenn ein Unternehmen vorgibt, eine lange Tradition zu haben, aber erst vor wenigen Monaten registriert wurde, oder wenn sein Name fast identisch mit dem einer bekannten Firma ist. Betrüger kopieren häufig die Namen realer Unternehmen mit kleinen Abweichungen.

Schritt 2: Prüfen Sie regulierte Unternehmen im Register der Aufsichtsbehörde

Wenn das Unternehmen Finanzdienstleistungen anbietet, benötigt es in der Regel eine Lizenz. Nutzen Sie dazu immer die Datenbank der Aufsichtsbehörde selbst und niemals einen Link direkt von der Website des Unternehmens. Beispiele sind das Register der britischen Financial Conduct Authority (FCA), der US-BrokerCheck der FINRA, die Investment Adviser Public Disclosure der SEC sowie die entsprechenden Register in anderen Ländern. Prüfen Sie, wozu die Firma autorisiert ist und ob die im Register angegebenen Kontaktdaten mit den Ihnen vorliegenden übereinstimmen. Firmen, die für eine Aktivität „autorisiert“ sind, suggerieren bisweilen eine Genehmigung für weitere Bereiche.

Schritt 3: Achten Sie auf Steuer- und Identifikationsnummern

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). In der Europäischen Union prüft der VIES-Dienst der Kommission, ob eine USt-IdNr. gültig und registriert ist.
• Legal Entity Identifier (LEI). Größere Unternehmen, insbesondere im Finanzsektor, verfügen über eine 20stellige Kennung, die in der Datenbank der Global LEI Foundation kostenlos abgefragt werden kann. Sie zeigt den eingetragenen Firmennamen, die Adresse sowie das Mutterunternehmen.
• D-U-N-S-Nummer. Eine von Dun & Bradstreet vergebene Unternehmensidentifikation, die sich für kommerzielle Bonitätsprüfungen eignet, wobei eine Nummer allein jedoch noch keine finanzielle Solidität beweist.

Schritt 4: Untersuchen Sie die Website und die Domain

• Prüfen Sie mithilfe eines WHOIS- oder Domain-Alter-Tools, wie lange die Domain bereits existiert. Ein Unternehmen, das auf einer erst im letzten Monat registrierten Domain eine jahrzehntelange Historie beansprucht, wirft Fragen auf.
• Das Vorhängeschloss-Symbol in Ihrem Browser zeigt lediglich eine verschlüsselte Verbindung an, nicht jedoch, dass das Unternehmen vertrauenswürdig ist. Auch Kriminelle nutzen Verschlüsselung.
• Achten Sie auf eine reale Adresse, Telefonnummer und namentlich genannte Personen. Suchen Sie nach der Adresse auf einer Karte und prüfen Sie, ob es sich um einen geschäftlichen Standort und nicht um eine Baulücke oder ein Wohngebäude handelt.
• Überprüfen Sie, ob die E-Mail-Domain zur Website passt. Ein Unternehmen, das für geschäftliche Zwecke eine kostenlose Webmailer-Adresse verwendet, ist ein Warnsignal.
• Achten Sie auf kopierte Texte. Fügen Sie einige markante Sätze in eine Suchmaschine ein, um zu sehen, ob diese auf anderen Websites auftauchen.

Schritt 5: Nehmen Sie die Personen unter die Lupe

Suchen Sie auf LinkedIn nach dem Namen des Unternehmens und prüfen Sie, ob dort echte Mitarbeiter mit schlüssigen beruflichen Werdegängen zu finden sind. Vergleichen Sie die im offiziellen Register genannten Direktoren mit den Angaben auf der Website. Eine Rückwärtssuche von Mitarbeiterfotos (Reverse Image Search) kann Stockfotos oder von anderen Websites gestohlene Bilder entlarven.

Schritt 6: Lesen Sie Bewertungen und Nachrichten kritisch

Suchen Sie nach dem Unternehmensnamen in Kombination mit Begriffen wie „Betrug“, „Beschwerde“, „Scam“ und „Klage“. Bewertungsportale können hilfreich sein, werden jedoch häufig manipuliert. Achten Sie daher auf Muster: Dutzende nahezu identische Fünf-Sterne-Bewertungen, die innerhalb kürzester Zeit veröffentlicht wurden, oder Rezensionen ohne jegliche konkrete Details sind verdächtig. Konkrete, detaillierte Beschwerden, die sich über mehrere voneinander unabhängige Quellen hinweg decken, wiegen schwerer.

Schritt 7: Prüfen Sie Sanktionslisten und Watchlists

Für jedes Unternehmen, das grenzüberschreitend tätig ist, sollten Sie prüfen, ob das Unternehmen oder dessen Eigentümer auf offiziellen Listen wie der SDN-Liste der US-Behörde OFAC, der konsolidierten EU-Sanktionsliste oder der Sanktionsliste des Vereinigten Königreichs verzeichnet sind. Dies ist kostenlos und dauert nur wenige Minuten.

Eine kurze Checkliste

Warnsignale für Betrug

• Dringender Handlungsdruck oder ein Angebot, das schlicht zu gut ist, um wahr zu sein.
• Aufforderungen zur Vorauszahlung, per Geschenkgutschein (Gift Card) oder ausschließlich in Kryptowährungen.
• Zögern, über eine verifizierbare Telefonnummer zu sprechen oder sich per Video zu treffen.
• Ein Unternehmen, das den Erstkontakt zu Ihnen gesucht und garantierte Renditen versprochen hat.
• Dokumente mit widersprüchlichen Namen, Adressen oder Daten.

Wenn etwas nicht stimmig erscheint, kontaktieren Sie das Unternehmen über Kontaktdaten, die Sie selbst in einem offiziellen Register gefunden haben, und nicht über die vom Unternehmen bereitgestellten Kanäle.

Wann ein Schnellcheck nicht ausreicht

Bei bedeutenden Verträgen oder Partnern in risikoreicheren Ländern sollte eine schnelle öffentliche Überprüfung erst der Anfang der Due Diligence sein und nicht das Ende davon. Ziehen Sie kommerzielle Bonitätsberichte, Eigentümerrecherchen und juristischen Rat in Betracht. Wenn Sie einen potenziellen Arbeitgeber überprüfen, bietet unser Leitfaden zur Unternehmenskultur die menschliche Komponente.

Häufig gestellte Fragen

Ist ein Unternehmen automatisch registriert, wenn es eine Website hat?

Nicht unbedingt. Jeder kann eine Website erstellen. Eine Registrierung lässt sich ausschließlich in einem offiziellen Register nachweisen.

Kann ich ein Unternehmen überprüfen, ohne dafür zu bezahlen?

Meistens ja. Offizielle Register, Aufsichtsbehörden-Datenbanken, Sanktionslisten und die LEI-Datenbank sind kostenlos. Kostenpflichtige Dienste liefern in der Regel zusätzlich Bonitätswerte und tiefgehende Recherchen.

Was bedeutet es, wenn ein Unternehmen den Status „aufgelöst“ hat?

Es wurde aus dem Register gelöscht und existiert in diesem Land rechtlich nicht mehr als Unternehmen. Geschäfte mit einer solchen Firma sind ein schwerwiegendes Warnsignal, es sei denn, es gab eine klar nachvollziehbare Restrukturierung.

Wie überprüfe ich ein Unternehmen im Ausland?

Suchen Sie nach dem offiziellen Register des jeweiligen Landes – oft über das Wirtschaftsportal der nationalen Regierung – und nutzen Sie bei Bedarf einen Übersetzer. Grenzüberschreitende Register unterscheiden sich, daher sollten Sie sich die Registernummer direkt vom Unternehmen nennen lassen und diese verifizieren.

Quellen und weiterführende Literatur

• UK Companies House, Register durchsuchen, auf gov.uk.
• UK Financial Conduct Authority, Financial Services Register, auf fca.org.uk.
• FINRA BrokerCheck, auf finra.org, sowie die SEC Investment Adviser Public Disclosure, auf sec.gov.
• Europäische Kommission, VIES-Umsatzsteuer-Identifikationsnummern-Prüfung, auf ec.europa.eu.
• Global Legal Entity Identifier Foundation, LEI-Suche, auf gleif.org.
• US-Finanzministerium, OFAC-Sanktionslisten, auf ofac.treasury.gov.

Register und Tools unterliegen ständigen Änderungen. Dieser Artikel dient als allgemeine Information und ersetzt keine professionelle Due Diligence.